Kundenanrufe entgegennehmen, Geschäftstelefonate führen, Termine vereinbaren – und sämtliche Kollegen hören zu! Klingt für den einen oder die andere vielleicht furchteinflößend, muss es aber gar nicht sein. Wir geben Dir Tipps, wie Du Dich am Firmentelefon richtig verhältst.
Richtig melden: Der erste Eindruck zählt. Melde Dich mit dem Firmennamen, Deinem Vor- und Nachnamen und vergiss die Begrüßung nicht.
Telefonanlage verstehen: Mach Dich damit vertraut, wie Du Gespräche weiterleiten kannst, wie Du den Anrufer in die Warteschleife schaltest und so weiter.
Allzeit bereit: Lege Stift und Block immer neben das Telefon.
Buchstabieralphabet kennen: Das deutsche Buchstabieralphabet kann Dir helfen, wenn Du Namen oder Adressen korrekt notieren willst. A wie Anton, B wie Berta, …
Starthilfe geben: Frage nach, was der Anrufer möchte, ob Du ihn verbinden kannst oder er eine Nachricht hinterlassen will.
Nachrichten richtig aufschreiben: Dazu gehören das Thema des Anrufs, der Name des Anrufers, die Firma und Telefonnummer sowie Datum und Uhrzeit.
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Nervosität verbannen: Bereite ausgehende Anrufe vor, notiere Dir Fragen und Daten. Das gibt Sicherheit, spart Zeit und Du vergisst nichts.
Freundlichkeit siegt: Nicht vergessen, Du repräsentierst am Telefon Deinen Ausbildungsbetrieb. Sprich nicht zu schnell, achte auf eine deutliche Aussprache und verzichte auf Kaugummi oder Essen.
Und tschüss: Mit einer netten Schlussformulierung bringst Du ein freundliches Gespräch zu einem guten Ende.
Weiterleiten nicht vergessen: Verabredete Tätigkeiten oder Nachrichten an den Kollegen darfst Du nicht vergessen.
